Canal de denúncies? Ara ja és obligatori

Ja ha entrat en vigor la llei espanyola que regula els canals de denúncies a empreses, ajuntaments, sindicats o partits polítics. El seu objectiu és garantir la protecció dels denunciants de males pràctiques i delictes perquè no pateixin represàlies. Sabies que d'aquí tres o sis mesos, en el millor dels casos, la teva empresa haurà de comptar amb una bústia que protegeixi els denunciants de corrupció? Us expliquem breument les repercussions d'aquesta llei.

El passat 21 de febrer es va publicar la Llei 2/2023 Reguladora de la Protecció de les Persones que Informin sobre Infraccions Normatives i de la Lluita contra la Corrupció, gairebé 27 mesos després de la data límit fixada per a la transposició de la directiva europea 2019/1937 que era desembre de 2021.
 

Què és el canal de denúncies?

També anomenat sistema intern d'informació és el canal per gestionar (no només rebre) les denúncies d'incompliments normatius. És una eina per a la detecció precoç i confidencial de males pràctiques i prevenció de delictes.

Un canal de denúncies no és un correu electrònic habilitat per rebre potencials denúncies, sinó que el sistema d'informació (com s'anomenarà ara) haurà de permetre de manera segura:

• les comunicacions verbals, escrites i, també, presencials,
• podent ser gestionats internament o externament: implica destinar personal, amb el cost que comporta, o bé subcontractar una altra companyia perquè s'encarregue de processar tota la informació rebuda i de prendre les mesures pertinents.
   

És obligatori el canal de denúncies?

Sí que ho és, per a les societats mercantils amb 50 o més treballadors i empreses del sector públic.

Igualment, i amb independència del nombre de treballadors, s'obliga a comptar amb un sistema intern d'informació a tots els partits polítics, sindicats, organitzacions empresarials, així com a les fundacions que en depenguin (sempre que rebin fons públics per al seu finançament) ) ia totes les administracions locals amb independència del nombre d'habitants.
 

Quan crear el canal de denúncies?

Ja és obligatori per a totes les empreses de més de 50 empleats

• en un termini de 3 mesos per a les grans empreses
• un termini de 6 mesos per a les mitjanes que tinguin entre 50 i 249 treballadors o les que estan ubicades a municipis de menys de 10.000 habitants

Quines característiques ha de tenir el canal de denúncies?

Els canals d'informació han de ser confidencials i protegits, fet que suposa un repte que també involucra els delegats de protecció de dades. Els sistemes han de ser senzills i segurs i, a més de complir les exigències legals, s'han d'adaptar a la realitat de cada empresa. Com a mínim ha de:

• Comptar amb un sistema d‟alerta i detecció d‟irregularitats.
• Generar evidències per a l'exempció o l'atenuació de responsabilitat penal de la persona jurídica.
• Garantir la confidencialitat del denunciant.
• Obligatorietat d'acceptar i tramitar denúncies de forma anònima, així com qualsevol denúncia no anònima, sempre que es garanteixi la confidencialitat i privadesa durant tota la investigació.
• Permetre les denúncies verbals i escrites.
• Integrar els diferents canals de denúncia implementats.
• Obliga a impartir formació als empleats sobre l'objecte, el contingut i l'abast del canal de denúncies, i imposa el deure de la seva accessibilitat des de la pàgina d'inici del web de l'empresa, incloent-hi també el protocol de funcionament.
• Independència en la investigació de les denúncies.
• Política contenint els principis generals en matèria de sistemes d'informació i defensa de l'informant, amb la publicitat deguda a l'empresa.
• Procediment de gestió de les informacions rebudes.
• Anomenar un responsable del sistema (que podrà ser el Compliance Officer).
• Garanties de la protecció de l'informant.

Quines sancions comporta l'incompliment de la llei?

La llei preveu sancions de fins a un milió d'euros per a les empreses. Les multes podran anar:

• 30.001 fins a 300.000 € si es tracta de persones físiques i
• 600.001-1.000.000 € en cas d'empreses
• També se sancionarà les persones que presentin denúncies falses o aquelles empreses o canals que revelin les denúncies documentació secreta.
• Són infraccions molt greus: qualsevol actuació que suposi una efectiva limitació de drets i garanties introduïda a través de contractes o acords individuals o col·lectius i, en general, qualsevol intent o acció efectiva d'obstaculitzar la presentació de comunicacions o impedir-ne, frustrar-ne o alentir-ne el seguiment ; l'adopció de represàlies; vulnerar les garanties de confidencialitat i anonimat; vulnerar el deure de mantenir secret sobre la informació; cometre una infracció greu quan l'autor hagi estat sancionat mitjançant una resolució ferma per dues infraccions greus o molt greus en els dos anys anteriors a la comissió de la infracció; comunicar o revelar públicament informació sabent la seva falsedat; il´incompliment de l´obligació de disposar d´un Sistema intern d´informació.
• Són infraccions greus: les conductes de limitació de drets i garanties abans assenyalats o els intents d'obstaculitzar la presentació d'informacions o alentir-ne el seguiment, quan no tinguen la condició de molt greus; vulnerar les garanties de confidencialitat i anonimat, o el deure de secret, quan no es considerés infracció molt greu; incompliment de l'adopció de mesures per garantir la confidencialitat i el secret de les informacions; i la comissió d'una infracció lleu quan l'autor hagi estat sancionat per dues infraccions lleus, greus o molt greus els dos anys anteriors a la comissió de la infracció, comptats des de la fermesa de les sancions.
• Com a infraccions lleus es cataloguen: la tramesa d'informació de manera incompleta, de manera deliberada per part del responsable del Sistema a l'Autoritat, o fora del termini concedit; l'incompliment de l'obligació de col·laboració amb la investigació d'informacions; i qualsevol incompliment de les obligacions previstes a la norma que no estigui tipificat com a infracció molt greu o greu.