Optimitza el control d'ingressos i despeses al teu negoci

L'entorn econòmic amb què es relaciona una empresa acostuma a ser complex: clients, proveïdors, administracions públiques, socis, competidors… I perquè una empresa prolongui en el temps la seva activitat, cal optimitzar el control d'ingressos i despeses. Aquest és un principi per a qualsevol entitat, ja sigui una petita startup, pime, serveis d'un autònom professional, etc. Una gestió financera eficient és essencial per garantir la bona marxa de l'empresa i la seva capacitat per adaptar-se i respondre davant de les condicions econòmiques canviants.

Importància del control dingressos i despeses

Els termes "ingressos" i "despeses" constitueixen la base del llenguatge essencial de l'àmbit comptable empresarial:

• Els ingressos representen les entrades de recursos econòmics a lempresa i solen derivar de les vendes de productes i serveis. (i no són el mateix que els cobraments, que representen el flux efectiu de diners fruit de la liquidació de les factures corresponents).
• les despeses comprenen des de les compres de subministraments fins a la remuneració del personal i l'amortització d'actius. (els pagaments, per part seva, són els desemborsaments monetaris que realitza l'empresa per saldar les obligacions generades per despeses i inversions).
   

El control rigorós dels ingressos i les despeses en una empresa és de vital importància per diverses raons. En primer lloc, permet determinar l‟estat financer actual i la rendibilitat de l‟entitat. Aquesta informació és essencial per prendre decisions informades sobre l‟assignació de recursos i la implementació d‟estratègies de creixement. A més, un control minuciós dels ingressos i les despeses proporciona una visió clara de les línies de negoci rendibles i aquelles que requereixen ajustaments o replantejaments.

D'altra banda, en moments d'incertesa econòmica, com crisis financeres o canvis al mercat, el control d'ingressos i despeses permet identificar ràpidament àrees d'oportunitat i amenaces potencials. Això atorga a la direcció la capacitat de prendre decisions proactives i executar canvis estratègics amb agilitat.

Tipus d'ingressos i despeses a controlar

Tot i que és fonamental controlar tots els aspectes financers d'una empresa, alguns tipus d'ingressos i despeses requereixen una atenció especial. Les vendes, per exemple, han de ser monitoritzades en detall, desglossant les categories i línies de negoci per avaluar-ne l'exercici i l'evolució. De manera similar, les despeses han de ser classificades minuciosament, des dels costos de personal fins a les factures recurrents, per tal d'entendre el flux financer i detectar possibles ineficiències.

A més, és essencial considerar el registre i la justificació de despeses mitjançant factures i comprovants de pagament. La pèrdua d'aquests documents pot impedir la deducció fiscal de despeses, cosa que afecta directament la rendibilitat de l'empresa. Solucions tecnològiques, com aplicacions d'escaneig i registre de tiquets, emergeixen com a eines vitals per ajudar a reunir els justificants de despeses (que després s'hauran d'ajustar amb l'aplicació dels criteris de l'Agència Tributària per a acceptació o no). [enllaç a article dietes]. O per altra banda, la contractació d'un gestor que a través de la seva experiència podrà analitzar el teu negoci amb la seva perspectiva empresarial.

Metodologia per al control efectiu

El procés de control dingressos i despeses implica la recopilació, organització i anàlisi de dades financeres. Una estratègia clau és utilitzar informes mensuals que reflecteixin els resultats obtinguts, tant en termes bruts com nets. Per això, les empreses utilitzen des de senzills fulls de càlcul com Excel (amb una gestió manual) o fins a programaris de gestió empresarial (ERP) més complexos i que permeten automatitzar processos i detectar errors amb més facilitat.

L'automatització és una poderosa aliada en aquest procés. La conciliació bancària, per exemple, ajuda a identificar discrepàncies i errors als registres financers. L'automatització de factures i despeses recurrents garanteix que les dades estiguin actualitzades en temps real, facilitant la presa de decisions fonamentades.

Utilitzeu un suport o un altre, és essencial disposar dels coneixements comptables necessaris per establir els criteris i procediments adequats de classificació i control d'ingressos i despeses.

A Vidra MJ Associats us podem ajudar en la gestió de les vostres necessitats comptables. Contacta amb Vidra Associats. Som la gestoria que necessites a Barcelona.