¿Canal de denuncias? Ya es obligatorio

Ya ha entrado en vigor la ley española que regula los canales de denuncias en empresas, ayuntamientos, sindicatos o partidos políticos. Su objetivo es garantizar la protección de los denunciantes de malas prácticas y delitos para que no sufran represalias. ¿Sabías que dentro de tres o 6 meses, en el mejor de los casos, tu empresa deberá  contar con un buzón que proteja a los denunciantes de corrupción? Te explicamos brevemente las repercusiones de esta ley. 

El pasado 21 de febrero se publicó la Ley 2/2023 Reguladora de la Protección de las Personas que Informen sobre Infracciones Normativas y de la Lucha contra la Corrupción, casi 27 meses después de la fecha límite fijada para la trasposición de la directiva europea 2019/1937 que era diciembre de 2021.
 

¿Qué es el canal de denuncias?

También llamado “sistema interno de información” es el canal para gestionar (no sólo recibir) las denuncias de incumplimientos normativos. Es una herramienta para la detección precoz y confidencial de malas prácticas y prevención de delitos.

Un canal de denuncias no es un correo electrónico habilitado para recibir potenciales denuncias, sino que el sistema de información (como se denominará ahora) deberá permitir de manera segura:

• las comunicaciones verbales, escritas y, también, presenciales,
• pudiendo ser gestionado interna o externamente: implica destinar personal, con el coste que conlleva, o bien subcontratar a otra compañía para que se encargue de procesar toda la información recibida y de tomar las medidas pertinentes.
   

¿Es obligatorio el canal de denuncias?

Sí lo es, para las sociedades mercantiles con 50 o más trabajadores y empresas del sector público.

Igualmente, y con independencia del número de trabajadores, se obliga a contar con un sistema interno de información a todos los partidos políticos, sindicatos, organizaciones empresariales, así como a las fundaciones que de los mismos dependan (siempre que reciban fondos públicos para su financiación) y a todas las administraciones locales con independencia del número de habitantes.
 

¿Cuándo crear el canal de denuncias?

Ya es obligatorio para todas las empresas de más de 50 empleados 

• en un plazo de 3 meses para las grandes empresas
• un plazo de 6 meses para las medianas que tengan entre 50 y 249 trabajadores o las que están ubicadas en municipios de menos de 10.000 habitantes 
   

¿Qué Características debe tener el canal de denuncias?

Los canales de información deben ser confidenciales y estar protegidos, lo que supone un reto que también involucra a los delegados de protección de datos. Los sistemas deben ser sencillos y seguros y, además de cumplir con las exigencias legales, deben adaptarse a la realidad de cada empresa. Como mínimo debe:

• Contar con un sistema de alerta y detección de irregularidades.
• Generar evidencias para la exención o atenuación de responsabilidad penal de la persona jurídica.
• Garantizar la confidencialidad del denunciante.
• Obligatoriedad de aceptar y tramitar denuncias de forma anónima, así como cualquier denuncia no anónima, siempre y cuando se garantice la confidencialidad y privacidad durante toda la investigación.
• Permitir las denuncias verbales y escritas.
• Integrar los diferentes canales de denuncia implementados.
• Obliga a impartir formación a los empleados sobre el objeto, contenido y alcance del canal de denuncias, e impone el deber de su accesibilidad desde la página de inicio de la web de la empresa, incluyendo también el protocolo de funcionamiento.
• Independencia en la investigación de las denuncias.
• Política conteniendo los principios generales en materia de sistemas de información y defensa del informante, con la debida publicidad en la empresa.
• Procedimiento de gestión de las informaciones recibidas.
• Nombrar un responsable del sistema (que podrá ser el Compliance Officer).
• Garantías de la protección del informante.
   

¿Qué sanciones conlleva el incumplimiento de la ley?

La ley contempla sanciones de hasta un millón de euros para las empresas. Las multas podrán ir:

• 30.001 hasta 300.000 € si se trata de personas físicas y
• 600.001 hasta 1.000.000 € en caso de empresas
• También se sancionará a las personas que presenten denuncias falsas o a aquellas empresas o canales que revelen las denuncias documentación secreta.
• Son infracciones muy graves: cualquier actuación que suponga una efectiva limitación de derechos y garantías introducida a través de contratos o acuerdos individuales o colectivos y, en general, cualquier intento o acción efectiva de obstaculizar la presentación de comunicaciones o impedir, frustrar o ralentizar su seguimiento; la adopción de represalias; vulnerar las garantías de confidencialidad y anonimato; vulnerar el deber de mantener secreto sobre la información; cometer una infracción grave cuando el autor hubiera sido sancionado mediante resolución firme por dos infracciones graves o muy graves en los dos años anteriores a la comisión de la infracción; comunicar o revelar públicamente información a sabiendas de su falsedad; y el incumplimiento de la obligación de disponer de un Sistema interno de información.
• Son infracciones graves: las conductas de limitación de derechos y garantías antes señalados o los intentos de obstaculizar la presentación de informaciones o ralentizar su seguimiento, cuando no tuvieren la condición de muy graves; vulnerar las garantías de confidencialidad y anonimato, o el deber de secreto, cuando no se considerara infracción muy grave; incumplimiento de la adopción de medidas para garantizar la confidencialidad y secreto de las informaciones; y la comisión de una infracción leve cuando el autor hubiera sido sancionado por dos infracciones leves, graves o muy graves en los dos años anteriores a la comisión de la infracción, contados desde la firmeza de las sanciones.
• Como infracciones leves se catalogan: la remisión de información de forma incompleta, de manera deliberada por parte del responsable del Sistema a la Autoridad, o fuera del plazo concedido para ello; el incumplimiento de la obligación de colaboración con la investigación de informaciones; y cualquier incumplimiento de las obligaciones previstas en la norma que no esté tipificado como infracción muy grave o grave.