Optimiza el control de ingresos y gastos en tu negocio

El entorno económico con el que se relaciona una empresa acostumbra a ser complejo: clientes, proveedores, Administraciones Públicas, socios, competidores… Y para que una empresa prolongue en el tiempo su actividad, es necesario optimizar el control de ingresos y gastos. Este es un principio para cualquier entidad, ya sea una pequeña startup,  una pyme, unos servicios de un autónomo profesional, etc. Una gestión financiera eficiente es esencial para garantizar la buena marcha de la empresa y su capacidad para adaptarse y responder ante las cambiantes condiciones económicas. 
 

Importancia del control de ingresos y gastos

Los términos "ingresos" y "gastos" constituyen la base del lenguaje esencial del ámbito contable empresarial:

• Los ingresos representan las entradas de recursos económicos a la empresa y suelen derivar de las ventas de productos y servicios. (y no son lo mismo que los cobros, que representan el flujo efectivo de dinero fruto de la liquidación de las facturas correspondientes).
• los gastos abarcan desde las compras de suministros, hasta la remuneración del personal y la amortización de activos. (los pagos, por su parte, son los desembolsos monetarios que realiza la empresa para saldar las obligaciones generadas por gastos e inversiones).

El control riguroso de los ingresos y gastos en una empresa es de vital importancia por diversas razones. En primer lugar, permite determinar el estado financiero actual y la rentabilidad de la entidad. Esta información es esencial para tomar decisiones informadas sobre la asignación de recursos y la implementación de estrategias de crecimiento. Además, un control minucioso de los ingresos y gastos proporciona una visión clara de las líneas de negocio rentables y aquellas que requieren ajustes o replanteamientos.

Por otra parte, en momentos de incertidumbre económica, como crisis financieras o cambios en el mercado, el control de ingresos y gastos permite identificar rápidamente áreas de oportunidad y amenazas potenciales. Esto otorga a la dirección la capacidad de tomar decisiones proactivas y ejecutar cambios estratégicos con agilidad.
 

Tipos de ingresos y gastos a controlar

Aunque es fundamental controlar todos los aspectos financieros de una empresa, algunos tipos de ingresos y gastos requieren especial atención. Las ventas, por ejemplo, deben ser monitoreadas en detalle, desglosando las categorías y líneas de negocio para evaluar su desempeño y evolución. De manera similar, los gastos deben ser clasificados minuciosamente, desde los costos de personal hasta las facturas recurrentes, con el propósito de entender el flujo financiero y detectar posibles ineficiencias.

Además, es esencial considerar el registro y la justificación de gastos mediante facturas y comprobantes de pago. La pérdida de estos documentos puede impedir la deducción fiscal de gastos, lo que afecta directamente a la rentabilidad de la empresa. Soluciones tecnológicas, como aplicaciones de escaneo y registro de tiques, emergen como herramientas vitales para ayudar a reunir los justificantes de gastos (que luego deberán ajustarse con la aplicación de los criterios de la Agencia Tributaria para aceptación o no). [enlace a artículo dietas]. O por otro lado, la contratación de un gestor quien a través de su experiencia, podrá analizar tu negocio con su perspectiva empresarial.
 

Metodología para el control efectivo

El proceso de control de ingresos y gastos implica la recopilación, organización y análisis de datos financieros. Una estrategia clave es la utilización de informes mensuales que reflejen los resultados obtenidos, tanto en términos brutos como netos. Para ello, las empresas utilizan desde sencillas hojas de cálculo como Excel (con una gestión manual) o hasta softwares de gestión empresarial (ERP) más complejos y que permiten automatizar procesos y detectar errores con más facilidad.

La automatización es una aliada poderosa en este proceso. La conciliación bancaria, por ejemplo, ayuda a identificar discrepancias y errores en los registros financieros. La automatización de facturas y gastos recurrentes garantiza que los datos estén actualizados en tiempo real, facilitando la toma de decisiones fundamentadas.

Utilices uno u otro soporte, es esencial disponer de los conocimientos contables necesarios para establecer los criterios y procedimientos adecuados de clasificación y control de ingresos y gastos.

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